Cómo gestionar emails de tu dominio en equipo sin Gmail
Tu equipo comparte un Gmail genérico de soporte. Alguien contestó pero nadie sabe quién. Tres personas leen el mismo email y ninguna responde porque asume que la otra ya lo hizo. Los emails se pierden entre 40 tabs de Chrome.
Si esto te suena familiar, no estás solo. Es el problema #1 de equipos pequeños que intentan dar soporte profesional con herramientas que no fueron diseñadas para trabajo en equipo.
El problema del Gmail compartido
Compartir una cuenta de Gmail parece la solución más simple. Todos acceden al mismo buzón, todos ven los mismos emails. Pero en la práctica:
- No hay asignación: nadie sabe quién se encarga de qué email.
- Sin visibilidad: no puedes ver si alguien ya respondió sin abrir cada conversación.
- Contraseña compartida: una persona cambia la contraseña y bloquea a todos. Si alguien sale del equipo, tienes que cambiarla de nuevo.
- Límites de Google: Gmail no fue diseñado para acceso simultáneo. Te pide verificación constante, bloquea sesiones y envía alertas de seguridad.
Algunos equipos pasan a Google Workspace con delegación de buzón. Funciona mejor, pero cuesta $6 USD por usuario por mes. Un equipo de 5 personas ya son $30 USD/mes (~$500 MXN) solo para compartir un buzón.
La solución: aliases + bandeja compartida en MailMask
MailMask resuelve esto con tres features que trabajan juntos:
1. Aliases por área
Creas direcciones específicas para cada función de tu negocio:
soporte@tudominio.com— atención al clienteventas@tudominio.com— consultas comercialeshola@tudominio.com— contacto generalfacturacion@tudominio.com— temas administrativos
Cada alias es independiente. Puedes tener tantos como necesites sin costo extra.
2. Múltiples destinatarios
Un alias puede reenviar a varias personas al mismo tiempo. Cuando llega un email a soporte@tudominio.com, lo reciben María, Carlos y Ana en sus inboxes personales. No necesitan compartir una cuenta — cada quien lo ve en su propio Gmail o Outlook.
3. Bandeja compartida integrada
Desde el dashboard de MailMask ves todas las conversaciones de todos tus aliases en un solo lugar. Puedes:
- Ver quién respondió: cada conversación muestra su estado y el último mensaje.
- Asignar emails: asigna una conversación a un miembro del equipo para que quede claro quién se encarga.
- Responder desde tu dominio: contestas como
soporte@tudominio.comdirectamente desde la bandeja — el cliente nunca ve tu email personal.
Comparativa rápida
| Gmail compartido | MailMask | Helpscout / Freshdesk | |
|---|---|---|---|
| Costo mensual | Gratis (con limitaciones) | Desde $49 MXN | $20+ USD/agente |
| Aliases ilimitados | No | Sí | Limitados |
| Múltiples destinatarios | No | Sí | Sí |
| Asignación de emails | No | Sí | Sí |
| Bandeja compartida | No | Sí | Sí |
| Dominio propio | Requiere Workspace | Incluido | Incluido |
MailMask te da las funciones clave de un helpdesk (bandeja compartida, asignación, respuesta desde dominio) al precio de un café, sin la complejidad de configurar Freshdesk o pagar $20 USD por agente en Helpscout.
Cómo empezar en 4 pasos
- Crea tu cuenta en MailMask — incluye un mes gratis para que pruebes todo.
- Agrega tu dominio desde el dashboard y configura los registros MX y DKIM que MailMask te indica.
- Crea tus aliases (
soporte@,ventas@,hola@) y agrega los emails de tu equipo como destinatarios. - Abre la bandeja — cuando llegue el primer email, todos lo verán. Asigna, responde y mantén el control.
Todo el proceso toma menos de 5 minutos. Y tu equipo puede empezar a colaborar desde el primer email que llegue.
Conclusión
Compartir un Gmail no escala. Las herramientas de helpdesk son caras para lo que necesitas. MailMask te da el punto medio perfecto: aliases profesionales con tu dominio, múltiples destinatarios para que todo el equipo reciba los emails, y una bandeja compartida para que nadie se pierda. Todo desde $49 MXN/mes.