Cómo migrar de Google Workspace a MailMask

Google Workspace funciona. Nadie dice que no. El problema es que para la mayoría de negocios pequeños en México, funciona demasiado para lo que realmente necesitan — y cobran en dólares por cada usuario. Si lo único que usas de Workspace es el email con dominio propio, estás pagando por Drive, Meet, Calendar y Docs que podrías reemplazar con herramientas gratuitas.

Esta guía te lleva paso a paso por el proceso de migración. No necesitas conocimientos técnicos avanzados, y el cambio completo toma menos de una hora.

Por qué tiene sentido migrar

El plan más barato de Google Workspace cuesta $140 MXN al mes por usuario. Si tienes un equipo de 5 personas, son $700 MXN mensuales solo por email. La comparativa completa, con la fuente y la fecha de consulta de los precios de Google, está en su propia página. Con MailMask, la cuenta es gratis: 5 máscaras en tu dominio y una Bandeja para leer y responder. Activar el dominio cuesta $99 MXN/mes e incluye personas ilimitadas, máscaras ilimitadas, envío autenticado, buzones IMAP y Bandeja compartida.

La diferencia clave: MailMask no te cobra por usuario. Creas todas las direcciones (también llamadas alias) que necesites y cada una reenvía al inbox personal (Gmail, Outlook, lo que sea) de cada miembro del equipo. Todos reciben email en @tudominio.com, pero cada quien lo lee en su bandeja habitual.

Lo que conservas al migrar

• Email profesional: tus direcciones @tudominio.com siguen funcionando exactamente igual.
• DKIM y SPF: MailMask configura autenticación automáticamente, así que tus emails no caen en spam.
• Múltiples direcciones: direcciones ilimitadas sin costo extra por cada una.
• Bandeja compartida: la Bandeja de MailMask reemplaza los grupos de Google para soporte en equipo.

Lo que no incluye MailMask

MailMask es un servicio de email forwarding, no una suite ofimática. No incluye:

• Google Drive / Docs / Sheets: usa las versiones gratuitas con tu cuenta personal de Google, o alternativas como Notion o Dropbox.
• Google Calendar: tu cuenta personal de Google Calendar funciona igual.
• Google Meet: la versión gratuita de Meet, Zoom o Teams cubre la mayoría de casos.
• Suite ofimática: nada de Drive, Docs ni Meet. El correo sí: con el dominio activado tienes buzones IMAP con 10 GB para Apple Mail, Outlook o Thunderbird, además del reenvío.

Si tu equipo depende fuertemente de la integración entre Gmail, Drive y Calendar dentro de Workspace, evalúa si las alternativas gratuitas cubren tu flujo antes de migrar.

Antes de empezar: prepara tu inventario

Abre la consola de administración de Google Workspace y anota:

1. Usuarios activos: cada persona que tiene buzón (ej. maria@tudominio.com).
2. Aliases de cada usuario: direcciones secundarias como ventas@tudominio.com que redirigen a un usuario.
3. Grupos: direcciones compartidas como soporte@tudominio.com que van a varias personas.
4. Email personal de cada miembro: la dirección Gmail, Outlook o similar donde recibirán los emails reenviados.

Guarda esta lista. La vas a necesitar para crear las direcciones en MailMask.

Paso a paso: la migración

1. Crea tu cuenta en MailMask

Regístrate en mailmask.studio con el email personal del administrador (no el de Workspace). No hay planes que elegir:

• Gratis ($0): 1 dominio, 5 máscaras, reenvío hasta 1,000 correos al mes, Bandeja para una persona. Sin tarjeta.
• Dominio activado ($99 MXN/mes): personas ilimitadas, máscaras ilimitadas, envío autenticado (DKIM+SPF), 50 correos nuevos al día, buzones IMAP con 10 GB y Bandeja compartida.
• Un dominio más son $99 más: para sumar marcas o clientes, sin escaleras.

2. Agrega tu dominio

En el dashboard, haz clic en "Agregar dominio" e ingresa tu dominio. MailMask te mostrará los registros DNS que necesitas configurar: registros MX para recepción, CNAME para DKIM y TXT para SPF.

3. Configura los registros DNS

Este es el paso más importante. Ve al panel de tu proveedor de dominio (GoDaddy, Namecheap, Cloudflare, etc.) y:

1. Elimina los registros MX que apuntan a Google (aspmx.l.google.com y similares).
2. Agrega los nuevos registros MX que MailMask te indica.
3. Agrega los registros CNAME para DKIM (3 registros).
4. Modifica el registro TXT de SPF para incluir MailMask (reemplaza include:_spf.google.com).

Importante: una vez que cambies los registros MX, los emails nuevos dejarán de llegar a Workspace y empezarán a llegar a MailMask. Planea hacer este cambio cuando puedas dedicar 15-20 minutos a verificar que todo funciona.

4. Crea las direcciones

Usando tu inventario, recrea en MailMask cada dirección que tenías en Workspace (usuarios, alias y grupos):

• maria@tudominio.com → maria.personal@gmail.com
• ventas@tudominio.com → maria.personal@gmail.com (o múltiples destinatarios)
• soporte@tudominio.com → configúralo en la Bandeja para que todo el equipo lo vea

Para direcciones compartidas tipo soporte@, la Bandeja compartida es mejor que una dirección que sólo reenvía, porque permite asignar conversaciones a miembros específicos del equipo.

5. Prueba todo

Desde una cuenta externa (no la de tu dominio), envía emails de prueba a cada dirección. Verifica que:

• Los emails llegan al destinatario correcto.
• Los headers de DKIM y SPF pasan (revisa en Gmail: menú de 3 puntos → "Mostrar original").
• Prueba responder desde la dirección en la Bandeja y, si activaste el dominio, envía un correo nuevo desde él.

6. Cancela Google Workspace

Una vez confirmado que todo funciona (dale al menos 24-48 horas de prueba), cancela tu suscripción de Workspace. Antes de cancelar:

• Descarga cualquier archivo importante de Drive.
• Exporta tus contactos de Gmail de Workspace.
• Si necesitas emails históricos, usa Google Takeout para descargar un respaldo.

Errores comunes al migrar

Olvidar cambiar el SPF

Si dejas el registro SPF apuntando a Google después de migrar, los servidores de destino podrían rechazar emails enviados desde MailMask. Asegúrate de actualizar el TXT de SPF.

No esperar la propagación DNS

Los cambios de DNS pueden tardar hasta 48 horas en propagarse completamente, aunque normalmente toman menos de una hora. No entres en pánico si los primeros minutos no funciona.

Migrar en viernes

Haz la migración a inicio de semana. Si algo sale mal, tienes días laborales para resolverlo sin perder emails del fin de semana que nadie está monitoreando.

No avisar al equipo

Si tienes equipo, avísales antes de cambiar los DNS. Deben saber que los emails empezarán a llegar a su inbox personal en lugar de la bandeja de Workspace.

Cuánto ahorras al año

Hagamos la cuenta para un equipo de 5 personas:

• Google Workspace: $140 MXN × 5 usuarios × 12 meses = $8,400 MXN/año
• MailMask, dominio activado: $99 MXN × 12 meses = $1,188 MXN/año (o $999 pagando anual)

Con un equipo de 5 ahorras más de $7,000 MXN al año. Con 10 personas, Workspace cuesta $16,800 MXN/año vs los mismos $1,188 MXN de MailMask — porque MailMask no cobra por usuario. Mientras más crece tu equipo, mayor es el ahorro.

Conclusión

Migrar de Google Workspace a MailMask no es complicado, pero sí requiere planificación. La clave es hacer un buen inventario de direcciones, cambiar los DNS en un momento controlado, y probar antes de cancelar Workspace. El resultado: email profesional idéntico al que tenías, a una fracción del costo.

Si necesitas ayuda durante la migración, escríbenos a admin@mailmask.studio. Te guiamos sin costo.